【要注意】kintoneのファイルの読み込みで組織が消えるかも

kintoneのユーザーの一括操作

新年度になると新入社員や人事異動など、人の入れ替わりが多くなります。

kintoneを導入している場合は、ユーザーを作成したり、所属組織を変更したり、kintone管理者の仕事も多くなります。

ユーザーや組織の変更はcybozu.com共通管理から行います。

1件1件更新する他にファイルから読み込んで一括更新することもできます。

いずれも読み込むファイルを作るために、まずは既存の情報の書き出しを行いましょう。

「ファイルへの書き出し」画面からユーザー情報をCSVファイルとして書き出します。

次にCSVファイルを書き換えます。

新規ユーザー登録の場合は、既存のユーザー情報をもとに新たな行に情報を入力します。

既存ユーザーの情報を変更しない場合は、そのユーザーの行は削除して問題ありません。

ログイン名が一致する場合は、既存ユーザー情報の上書きになりますので間違えないように注意しましょう。

CSVファイルの入力が終わったら「ファイルからの読み込み」画面からCSVファイルを読み込みます。

読み込み結果は画面下に表示されます。

正常に読み込みが完了しても、さぁこれでkintoneをはじめましょう！とはなりません。

ログイン後にkintoneボタンが出ないはずです。

上記のユーザー登録はcybozu.comのユーザーを登録したまでです。

cybozu.comにはkintone以外にもGaroonやメールワイズといったサイボウズさんが提供するクラウドサービスがあります。

そのため、このユーザーはこのサービスを利用するといった利用サービスの情報も設定する必要があります。

こちらもファイルから一括読み込みできます。

先にファイルに書き出すと入力項目が分かりやすいです。

ログイン名に続いて、kintoneを使う場合は「ki」、セキュアアクセスも使う場合は「sa」を記載します。

これを「ユーザーの利用サービス」で読み込めばkintoneが利用できるようになります。

kintoneの組織の一括操作

組織もCSVファイルから一括操作できます。但し、組織の場合は注意が必要です。

新たに組織を追加したい、組織名を変更したい場合には、既存の組織を含めて読み込む必要があります。

追加したい組織だけや変更した組織だけを読み込んでしまうと、それ以外の既存の組織が全て削除されます。

削除した組織は元に戻せません。

組織を使ってアクセス権やプロセス管理を設定している場合、その組織を削除してしまうと、これら設定にも影響してしまいます。

「同じ組織コードを付けたら元に戻るでしょ？」と思うかもしれませんが戻りません。

組織コードとは別にシステム内部で識別番号が振られているため、全く同じ組織には戻らないのです。

つまり、アクセス権やプロセス管理などで組織を使っている場合、その組織を削除してしまうと、それらの再設定が必要になります。

組織を一括読み込みする際は細心の注意を払いましょう。

上図のように読み込む画面にも注意書きが記載されています。

ユーザーや組織については以下記事でも紹介していますので合わせてご覧ください。