【管理者必見】kintoneの組織とグループの基本

kintoneの組織とグループ（ロール）とは

kintone（正確にはcybozu.com共通管理）には「組織」と「グループ（ロール）」があります。

会社を例にすると、組織には事業所や部署ごとに登録することが一般的です。

下図のような階層構造で構成されます。

ユーザーは複数の組織に所属することができます。

下図では、山田さんが「総務部（東京本社）」に所属していますが、その上の「東京本社」、最上位の「ユアキン株式会社」に所属することもできます。

組織には「組織名」と別に「組織コード」を設定します。

組織名は重複しても良いですが、組織コードは重複できません。

しかし、同じ名前の組織はできるだけ避けると良いでしょう。

コメントの宛先指定などで、どちらの組織か分かりづらいためです。

上図のように東京本社と関西支社の両方に総務部がある場合、どちらに属するか判別できるように表記すると良いでしょう。

一方、グループ（ロール）は役職や役割などで分類して登録することが一般的です。

例えば、「採用管理」というグループを作り、山田さん・田中さん・中村さんなど、組織の枠を越えて所属できます。

しかし、私はできるだけグループは使用しません。

なぜなら、組織で事足りるためです。

先の採用管理グループであれば、組織に追加しても良いのです。

先に述べた通り、ユーザーは複数の組織に所属することができるため、上図のように最上位の「ユアキン株式会社」と連結していなくても「採用管理」にも所属することができます。

グループ（ロール）を使わない理由

それでは、グループ（ロール）はどのような時に使うと良いでしょうか。

私がグループを作るときは、権限設定で使わざるを得ないときです。

例えば、「r e a d o n l y」や「レ コ ー ド 閲 覧 専 用」というグループを作り、レコードの閲覧権限のみ持たせたいユーザーを所属させます。

グループも「グループ名」と別に「グループコード」を設定します。

グループ名は重複しても良いですが、グループコードは重複できません。

グループ名を付けるポイントがあります。

なぜこのような付け方をするかというと、組織であれグループであれ、コメント欄などで宛先指定することができます。

宛先指定する際に候補が表示されますが、できればここに表示させたくないのです。

英語や単語間にスペースを入れることで（絶対ではありませんが）宛先候補に表示させる頻度を減らせます。

宛先に表示させないようにする設定ができると良いのですが、現在のkintoneの使用ではそれができません。

いや、でもこれってグループを使わずに組織で良いのでは？

そう思われるかもしれませんが、最大の理由があります。

グループを使わない理由、それは「組織間のアクセス権」が大きく関係します。